Mitä IT-infran dokumentointiin sisältyy? Tässä esimerkkiprojekti alusta loppuun

Onko sinulla tiedossa tarkasti, miten yrityksesi tietoliikenteeseen liittyvät laitteet ja verkot ovat yhdistetty toisiinsa? Mitä teet, jos verkkoosi tulee toimistolla yllättävä ongelma, johon pitäisi löytää ratkaisu nopealla aikataululla?

Yrityksen IT-infran ajantasainen dokumentaatio on huomattava apu navigointiin, kun verkkoon tulee häiriö tai laitteita pitää päivittää. Monille yrityksille tällainen kokonaiskuva on saattanut jäädä konkretisoimatta, ja sen vuoksi niin ylläpito- kuin korjaustoimenpiteetkin kestävät kauemmin akuutin tilanteen ollessa päällä.

Kokosimme tähän blogiin vastauksia muutamaan yleiseen kysymykseen, ja lisäksi esittelemme tyypillisen IT-infran dokumentaatioprojektin alusta loppuun.

Millaisia ongelmia IT:n dokumentaatiolla voidaan välttää?

Kuvittele saapuvasi ilman karttaa tuntemattomaan kaupunkiin, jossa sinun pitäisi löytää reitti paikasta A paikkaan B. Suurin piirtein samanlainen haaste kohtaa IT-ammattilaisia, jos laitteiden ja verkkojen labyrintistä täytyy löytää yksittäinen ongelmakohta ilman dokumentaatiota.

Kun asiakas kysyy dokumentaation hyödyistä euroissa, vastaus on selkeä: arvo näkyy erityisesti juuri häiriötilanteissa, jotka katkaisevat sekä työntekijöiden työnteon että asiakkaille tarjottavat palvelut. Näistä aiheutuvat kustannukset jokainen yritys voinee laskea tuntikohtaisesti.

Ilman IT-infran dokumentaatiota mahdollisen vian löytäminen ja rajaaminen vievät siis moninkertaisesti aikaa. Yllättävän monissa yrityksissä verkkoinfrastruktuuri on myös vain yhden henkilön muistin varassa, ja kyseisen henkilön lähtiessä myös tämä hiljainen tieto poistuu samalla ovenavauksella.

Lisäksi uusien työntekijöiden perehdytys hidastuu merkittävästi, kun kokonaiskuva verkosta puuttuu. Kaikkiaan ajantasainen dokumentaatio tuo siis työntekijöille mielenrauhaa, vähentää työkuormaa sekä säästää kustannuksia.

IT-infran dokumentaation fyysinen ja looginen kuva

IT-infran dokumentaatio jaetaan yleensä kahteen osaan. Karttavertauksemme mukaan voit ajatella, että fyysinen kartta näyttää rakennukset, tiet ja sillat, kun taas looginen kartta näyttää liikennesäännöt ja reitit.

Fyysinen verkkokartta näyttää

• konkreettisesti verkkolaitteiden sijainnit rakennuksissa
• laitteiden väliset kaapeloinnit, kuten valokuitu- ja Ethernet-kaapelit
• porttitason kytkennät, eli mistä portista mihin porttiin kaapeli kulkee.

Looginen verkkokartta puolestaan kertoo, miten tieto liikkuu verkossa. Se sisältää

• IP-osoitteet ja aliverkot, kuten palvelin-, toimisto- ja vierasverkot
• reititystiedot, jotka kertovat, miten data osaa kulkea verkosta toiseen.

IT-infran dokumentaatioprojekti vaihe vaiheelta

Kuinka tietoliikenneinfran dokumentaatioprojekti käytännössä etenee? Tässä tyypillinen prosessi alusta loppuun:

1. Projektin aloitus ja valmistelu

Projekti käynnistyy yleensä asiakkaan yhteydenotolla. Tässä vaiheessa asiakas on tunnistanut puutteet dokumentaatiossa ja haluaa saattaa sen ajan tasalle. Ensimmäisissä keskusteluissa määritellään projektin laajuus ja tarpeet.

2. Pääsyoikeuksien järjestäminen

Jotta työ voi alkaa, tarvitaan näkyvyys asiakkaan verkkoympäristöön. Käytännössä tämä tarkoittaa hallintatunnusten järjestämistä verkkolaitteisiin.

3. Fyysinen kartoitus asiakkaan tiloissa

Seuraavaksi asiantuntija vierailee paikan päällä:

• Kartoitetaan kaikkien verkkolaitteiden sijainnit rakennuksessa
• Kirjataan laitteiden mallit, merkit ja muut olennaiset tiedot
• Luodaan Excel-lista, jossa näkyvät laitemallit, hallinta-IP-osoitteet ja ohjelmistoversiot
• Arvioidaan laitteiden elinkaari ja mahdolliset päivitystarpeet

4. Looginen kartoitus ja verkkokuvien piirtäminen

Kun fyysiset tiedot on kerätty, siirrytään etätyövaiheeseen:

• Kirjaudutaan laitteille etähallinnalla
• Kartoitetaan laitteiden väliset yhteydet ja naapuruudet
• Piirretään fyysinen verkkokuva, jossa näkyvät laitteet ja niiden väliset yhteydet
• Piirretään looginen verkkokuva, jossa näkyvät IP-verkot ja reitityskokonaisuus
• Dokumentoidaan, miten tieto liikkuu verkossa esimerkiksi palvelinten ja työasemien välillä

5. Dokumentaation toimitus ja läpikäynti

Projekti huipentuu valmiiden dokumenttien toimittamiseen:

• Valmiit verkkokartat ja dokumentit toimitetaan asiakkaalle
• Järjestetään yhteinen läpikäynti, jossa avataan dokumentaation sisältö
• Annetaan tarvittaessa kehitysehdotuksia verkon parantamiseksi

Tyypillinen verkkodokumentaatioprojekti vie aikaa noin puolitoista viikkoa. Projektin kesto kuitenkin luonnollisesti vaihtelee ympäristön laajuuden ja monimutkaisuuden mukaan.

Mitä asiakkaalle jää dokumentaatiosta käteen?

• Projektin tuloksena asiakas saa käyttöönsä kattavan dokumentaation verkkoinfrastruktuuristaan sisältäen yksityiskohtaisen laiteluettelon teknisine tietoineen sekä fyysisen että loogisen verkkokuvan.
• Verkon kokonaiskuva täydentyy langattoman verkon kuuluvuuskartoituksella, josta ilmenee mahdolliset katvealueet ja optimointitarpeet.

Ajantasainen IT-infran dokumentaatio maksaa hieman mutta säästää paljon, kun sitä todella tarvitaan. Dokumentaatio tekee IT-infrastruktuurista läpinäkyvän ja hallittavan, vähentää riippuvuutta yksittäisistä asiantuntijoista ja nopeuttaa häiriöiden selvittämistä. Investointi siis maksanee itsensä takaisin jo ensimmäisen suuremman häiriötilanteen kohdalla.