Näin selkeä IT-roadmap ohjaa liiketoimintaasi oikeaan suuntaan

Yrityksen IT-kehityssuunnitelma eli roadmap ei ole pelkkä projekti, jolla on alku, muutama työvaihe ja maali. Kuvittele se ennemminkin jatkuvasti elävänä karttana, joka ohjaa tietohallinnon toimintaa ja sen myötä koko liiketoimintaasi järjestelmällisesti eteenpäin. Mistä selkeä IT-roadmap koostuu, ja millaisia hyötyjä se tuo?

IT-roadmap kirkastaa suuntaa ja auttaa hahmottamaan tarvittavia toimenpiteitä tietohallinnossa

IT-roadmapin perimmäisenä ajatuksena kuvata tietohallintosi nykytilaa ja tulevaisuutta keskeisenä osana yrityksesi liiketoimintaa. Kyseessä on siis jatkuva prosessi, jonka aikajänne on tyypillisesti muutamia vuosia.

Yksinkertaistettuna roadmap kuvaa konkreettisesti, millä toimenpiteillä yritys etenee kohti tavoitteitaan. Kartan avulla voit määrittää esimerkiksi, tarvitseeko yrityksesi IT:n jatkuvaan kehittämiseen uutta teknologiaa, henkilöstön koulutusta, järjestelmien ylläpitoa, näitä kaikkia tai kenties jotain muuta. Jos esimerkiksi parin vuoden päästä on tiedossa iso uudistus, roadmap auttaa hahmottamaan siihen tarvittavia toimenpiteitä.

Jos yritykselläsi ei ole tietohallinnon tiekarttaa jo ennestään, sellaisen rakentaminen alkaa nykyisen ympäristön kartoituksella. Alussa selvitetään, mitä komponentteja ympäristössäsi on, millaista kehitystä ne vaativat ja mitkä teknologiat ovat kenties jo tulossa elinkaarensa päähän. Samalla määritellään vaihtoehdot näiden teknologioiden korvaamiseksi.

Roadmapissa dokumentoidaan myös projektien aikataulut, vastuut ja käytettävissä olevat resurssit. Lisäksi on hyvä ennakoida mahdollisia riskejä ja miettiä valmiiksi vaihtoehtoiset toimintamallit, jos alkuperäiset suunnitelmat eivät toteudukaan odotetulla tavalla.

Millaisia riskejä IT-kehityssuunnitelman puuttuminen saattaa aiheuttaa?

Nykyaikaisessa IT-ympäristössä merkittävä osa ratkaisuista hankitaan SaaS-palveluina. Erityisesti suurempien teknologiatoimittajien kanssa yrityksillä on tyypillisesti rajallinen sananvalta muutoksiin, ja ilman huolellista suunnittelua nämä muutokset voivat aiheuttaa liiketoiminnalle eritasoisia haasteita.

Klassisena esimerkkinä voidaan mainita vanhentuvat teknologiat, joiden korvaamista lähdetään pohtimaan aivan liian myöhään. Kun ohjelmistojen ”eräpäiviin” sitten reagoidaan vasta niiden kynnyksellä, seurauksena on kiirettä, järjestelmien kangistumisen aiheuttamia saavutettavuusongelmia sekä pahimmillaan tietoturvariskejä. Kiireessä toteutetut ratkaisut vaativat yritykseltäsi myös huomattavasti enemmän resursseja kuin etukäteen suunnitellut siirtymät.

Suunnittelemattomuudella on vaikutuksia IT-järjestelmien yllättävän ikääntymisen ohella myös kilpailukykyyn. Kilpailijat, jotka pystyvät tuottamaan palvelut tehokkaammin ja pienemmillä kustannuksilla, ovat harppauksen edellä kilpailuilla markkinoilla. Tekoälyyn perustuvat ratkaisut olemassa olevien prosessien tehostamiseksi tai täysin uusien toimintamallien ja palveluiden tuottamiseen on hyvä esimerkki kehityksestä, joka kannattaa suunnitella ajoissa.

IT-roadmap auttaa konkretisoimaan ja hallitsemaan resursseja

IT-kehityssuunnitelman ehkä merkittävin etu on kustannusten optimointi ja selkeämpi budjetointi. Kun tulevat teknologiainvestoinnit ja kehityshankkeet ovat hahmoteltuina etukäteen ja kaikkien asianosaisten nähtävillä, IT-ympäristöjen kehitykseen varatun budjetin ennustaminen on helpompaa. Suunnitelma auttaa erottamaan pakolliset investoinnit kehityshankkeista, joista voit tarvittaessa joustaa.

Suunnitelmallisuus myös helpottaa viestintää koko organisaatiollesi – kun työntekijät tietävät, millaisia teknologisia muutoksia on tulossa ja millä aikataululla, heidän on helpompi valmistautua ja sitoutua muutoksiin. Jotkin muutokset ovat toki odotettujakin ja helpottavat työntekijöiden työtä.

IT-kehityssuunnitelma auttaa yritystäsi myös pysymään ajan tasalla alan tulevaisuudesta, sillä ihmiset voivat tuoda siinä esiin esimerkiksi markkinatrendeihin ja tuleviin teknologioihin liittyviä asioita. Voit lisäksi kilpailuttaa toimittajia ja heidän järjestelmiään hyvissä ajoin ennen siirtymää, pidät yllä ympäristöjesi ajantasaisuutta ja säästät todennäköisesti myös kasapäin työtä sekä euroja.

Suunnitelmallinen IT kohentaa liiketoimintaa kokonaisuutena

IT-roadmapin keskeisin arvo yrityksellesi ei ole niinkään yksittäisissä merkittävissä tuloksissa vaan riskien hallinnassa ja kyvyssä pysyä teknologisessa kehityksessä mukana.

Kattava tiekartta syntyy liiketoimintasi eri osa-alueiden välisessä vuorovaikutuksessa, jonka kautta voidaan löytää uusia kehitysideoita koko organisaation tasolla. Näin roadmap auttaa siis löytämään uusia väyliä liiketoiminnan kohentamiseen kokonaisuutena.

IT-roadmapin tärkeimmät pointit!

1. Ennakoi, älä reagoi

IT-roadmap auttaa sinua tunnistamaan tulevat tarpeet ja mahdollisuudet ennen kuin ne muuttuvat akuuteiksi ongelmiksi tai eduiksi kilpailijoille.

2. Optimoi kustannuksia

Suunnitelmallinen IT-kehitys säästää rahaa pidemmällä aikavälillä, kun kiirehankinnat ja vanhentuneista järjestelmistä johtuvat haasteet vähenevät.

3. Päivitä tiekarttaa jatkuvasti

IT-roadmap ei ole kertaluontoinen projekti vaan jatkuvasti päivittyvä työkalu, joka elää liiketoimintasi ja teknologisen kehityksen mukana.

4.  Ota koko organisaatio mukaan

Tehokas IT-kehityssuunnitelma syntyy yhteistyössä eri liiketoiminta-alueiden kanssa ja varmistaa, että kaikki tietävät tulevista muutoksista ja voivat valmistautua niihin.