Pitääkö tekoäly sallia vai kieltää työpaikalla?

IT-ala kehittyy jatkuvasti ja erilaisten tekoälyohjelmistojen kehitys on nopeampaa kuin koskaan. Kokonaan oman muutoksensa tietotyöhön tuo marraskuussa saataville julkaistava Microsoft 365 Copilot, joka tulee muuttamaan merkittävästi totuttuja tapoja tehdä asiantuntijatyötä Microsoftin tuottavuusohjelmistoilla.

Kehityksen ollessa näin nopeaa, ei tällä hetkellä markkinassa mitata osaamista tai kokemusta. Nyt mitataan luovuutta ja rohkeutta. On totta, että tekoäly tulee viemään ison osan lineaarisesta ja algoritmisesta työstä myös aloilla, jotka olemme mieltäneet vaativiksi asiantuntija-aloiksi. Samalla se vapauttaa ihmisen luovaan ja sosiaaliseen työhön, tekemään luovaa ongelmanratkaisua ja vuorovaikutustaitoja vaativaa työtä. Alussa työt ja liiketoiminnan vievät kuitenkin ne, jotka uutta teknologiaa osaavat hyödyntää ja löytävät keinoja ravistella perinteisiä, joskus kankeitakin toimintatapoja.

Tekoälyn käyttöohjeet

Tällaisessa tilanteessa on kuitenkin helppo astua miinoihin. Ylilyöntejä tai puhtaita vahinkojakin voi tapahtua. Yhtenä konkreettisena esimerkkinä OpenAI:n kehittämä ChatGPT, jolle selaimen yli käytettäessä syötettävä tieto on käyttöehtojen mukaisesti OpenAI:n käytössä järjestelmän kouluttamista varten, mikä puolestaan aiheuttaa tietosuojan kannalta riskejä. Tämä on puolestaan tieto, jonka saadakseen asiaan pitää erikseen tutustua.

Pyrimme Otaverkossa käyttämään itse uusinta teknologiaa aina, kun mahdollista, jotta ymmärtäisimme sitä ja voisimme auttaa asiakkaitamme parantamaan omaa kilpailukykyään omien asiakkaidensa eduksi. Tämän vuoksi olemme sisäisesti julkaisseet oman tekoälyn käyttöä työssämme koskevan linjauksen. Linjauksen tehtävä on varmistaa niin asiakkaidemme, Otaverkon kuin työntekijöidemmekin tietosuoja ja pitää vastuukysymykset selvänä. Samalla sen tehtävä on kannustaa kokeilemaan ja innovoimaan, etsimään käyttötapauksia tälle teknologialle ja muullekin automaatiolle.

Oman kokemuksemme perusteella suosittelemme organisaatiolle kuin organisaatiolle kirjallisen ohjeistuksen laatimista siitä, miten tekoälyä voi, saa ja pitää käyttää työtehtävissä. Uskomme sen ylläpitävän hyvää tietoturva- ja tietosuojakulttuuria, mutta vahvan suosituksen ohjeistuksen tekeminen ansaitsee siksi, että se ja aiheen pitäminen esillä on selvästi kannustanut koko organisaatiota tarkastelemaan omaa työtä uudesta näkökulmasta ja etsimään potentiaalisia käyttökohteita matalan jalostusarvon ja turhauttavan rutiinityön joukosta.

Millä tasolla ohjeistus kuuluisi tehdä?

Asiaan vaikuttaa moni tekijä. Esimerkiksi riippuen siitä, millaista työtä organisaatiossa tehdään, millaista tietoa työssä käsitellään ja mitä sopimusvelvoitteita työhön liittyy, voi ohjeistuksen tarve ja taso vaihdella paljonkin. Puhumattakaan osaamiseen, kustannuksiin ja kilpailuetuihin liittyvistä kysymyksistä.

Kun huomasimme, että olemassa oleva tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä ohjeistuksemme käytännössä saattoi estää tekoälyn hyödyntämisen, kävimme keskustelun alkaen siitä, mitä riskejä ja mahdollisuuksia sen käyttö aiheuttaa ja tuleeko käyttö ylipäätään sallia vai kieltää. Koska oli aivan selvää, että kieltäminen aiheuttaa sekä meille että asiakkaillemme enemmän riskejä kuin tuo miltään kannalta suojaa, oli käytävä keskustelu siitä, mitä kaikkea ohjeistuksen tulee kattaa.

Päädyimme lähtemään matkaan pienimmän työn kautta. Linjasimme, että tekoälyä saa ja tulee hyödyntää. Rajasimme aluksi käytön vain muutamaan tiettyyn ohjelmistoon ja asetimme reunaehdot tiedonkäsittelylle. Koska meillä ei ole erillistä ohjetta vaikkapa googlaamiseenkaan, johon siihenkin liittyy joukko ylläpitoon, tietoturvaan, tietosuojaan, salassapitoon ja vastuisiin liittyviä kysymyksiä, joihin muu ohjeistuksemme ottaa kantaa, noudatimme samaa linjaa tässä asiassa.

Esimerkki tekoälyn käyttöä koskevasta ohjeesta

Muodostimme oman linjauksemme seuraavien pääkohtien varaan:

Tämä linjaus on luotu ohjaamaan Otaverkon työntekijöiden tekoälysovellusten
ja -palveluiden käyttöä. Tavoitteena on varmistaa, että teknologiaa käytetään
vastuullisesti, tehokkaasti ja turvallisesti, ottaen huomioon sekä yrityksen että
asiakkaiden etu.

Linjaus koskee kaikkia Otaverkon työntekijöitä ja projekteissa
käytettäviä alihankkijoita tai muita kolmansia osapuolia, jotka käyttävät tai
ovat vuorovaikutuksessa yrityksen järjestelmien kanssa.

1. Datankäsittely ja tietosuoja
   Työntekijät eivät saa lähettää asiakastietoja tai Otaverkon omaa
   tuotantoympäristöä koskevaa dataa millekään ulkopuoliselle tai sisäiselle
   tekoälyjärjestelmälle ilman asianmukaista suojamekanismia (esimerkiksi
   datan anonymisointi) ja lupaa. Poikkeuksen tekee Bing Chat Enterprise, jota
   käyttäessä sekä henkilökohtainen että Otaverkon data on suojattu.
2. Vastuu
   Työntekijät ovat aina itse vastuussa tuottamiensa tulosten oikeellisuudesta,
   myös silloin, kun tulokset on saatu tekoälyn avulla. Ohejlmistojen tuottamissa
   ratkaisuissa tai tiedossa voi olla virheitä, ja nämä on tarkistettava
   manuaalisesti.
3. Työvälineet
   Otaverkko tarjoaa tarvittavat tekoälytyökalut työntekijöiden käyttöön.
   Työntekijät eivät saa käyttää muita kuin yrityksen hyväksymiä
   sovelluksia, ellei erillistä lupaa ole myönnetty. Hyväksyttyjä
   sovelluksia ovat toistaiseksi ChatGPT, DeepL, Microsoft Copilot ja
   Bing Chat Enterprise.

Rikkomukset voivat johtaa kurinpidollisiin toimiin, jotka voivat vaihdella
varoituksesta työsuhteen päättämiseen.

Lupa kopioida

Yllä olevan linjauksen parhaat palat saat vapaasti kopioida oman organisaatiosi käyttöön. Kannattaa kuitenkin huomioida kolme seikkaa. Ensinnäkin se, että tekoälyn käyttöön tulee kannustaa ja käyttötapauksia, joissa sitä voi hyödyntää, tulee aktiivisesti etsiä. Toiseksi se, että Microsoft 365 Copilot tuo yritystason suojausta tekoälymaailmaan, joka välillä voi tuoda mieleen jopa Villin Lännen, ja sen kautta moni asia ratkeaa kuin itsekseen. Kolmanneksi ja tärkeimmäksi kannattaa muistaa se, että oman organisaation ohjeistus tulee miettiä omista lähtökohdista käsin. Yleisesti ottaen yksittäisiä ohjelmistoja tai muita tuotteita ei ohjeisiin kannata kirjoittaa, mutta meille se oli tarpeen.

Otaverkko on nimittäin ISO 27001- ja ISO 27701-sertifioitu IT-ulkoistuksia tarjoava, teletoimintaa harjoittava yritys. Kansainvälisten tietoturvaa ja -suojaa koskevien standardien lisäksi toimintaamme määrittää siis muukin spesifimpi regulaatio, esimerkiksi meitä valvovan Traficomin määräykset teletoimintaa harjoittaville yhtiöille.

Arjessa tämä näkyy siten, että työtämme ohjaa valtava määrä erilaisia ohjeita aina yleisistä tietoturvaohjeista tarkempiin ohjeisiin, kuten ylläpitäjän tietoturvaohjeet, salauspolitiikka tai lokitietojen käsittelyohje. Monessa kohtaa – ja vain vähän kärjistäen – toimintaamme voisikin kuvata lausahduksella ”jos se ei ole erikseen sallittua, on se kiellettyä”. Siksi meidän on lähtökohtaisesti helpompi kieltää jokin asiakokonaisuus kokonaan ja luoda sallivampia poikkeuksia. Kokonaisuus pysyy näin paremmin hallussa.

Lopuksi

Moni muu organisaatio voi kuitenkin toimia vapaammin. Toisaalta monessa organisaatiossa voi olla tarve vieläkin yksityiskohtaisemmille ohjeille. Meillä tarve on koko linjauksesta luopumiselle: tekoäly on yksi nykypäivän työväline siinä missä kännykkä, tietokone tai vaikkapa toimisto-ohjelmisto, joten sen käytön reunaehdot tulevat aikanaan integroitumaan osaksi kaikkea muuta työtämme koskevaa ohjeistusta.

Teknologian kehityksen nopeudesta ja tekoälyn tuomista hyödyistä kertookin paljon se, että päädyimme luomaan sitä koskevan linjauksen nopealla aikataululla, emmekä jääneet odottamaan suurempaa ohjeistuksien arviointia ja päivitystä.

Tekoälyä ja maalaisjärkeä yhdistää moni asia, mutta otsikon kysymyksen kannalta olennaisin on tämä: jos tekoäly ei ole erikseen sallittu, tokkopa sen vastuullinen ja asianmukainen käyttö on kiellettyäkään. Eikä sen käyttöä voi oikeastaan edes kieltää, se pitää opetella. Hyvä starttipaikka oppimiselle on esimerkiksi tässä: Microsoft Learn. Toinen hyvä startti on ottaa yhteys ja jutella kanssamme siitä, miten sinä voit tuoda uuden aikakauden tuottavuuden oman organisaatiosi arkeen. Samalla voit kysäistä vaikkapa siitä, miksi prompt engineering on jo lähiaikoina yksi osa asiantuntijan ammattitaitoa liki alalla kuin alalla. Ja vinkata meille hyvän suomenkielisen termin sille – ”tekoälykehotteiden suunnittelu” kun ei ihan vielä istu suuhun.